직원 10명 내외의 소규모 가공 공장에서는 매일같이 "어떤 도면이 최신이냐"는 논란이 벌어진다. 고객사가 보낸 수많은 이메일과 메신저 방에 도면 파일과 사양 변경 내용이 흩어져 있기 때문이다. 구 도면을 최신 도면으로 착각하여 작업을 진행하는 순간, 수천만 원어치의 자재가 순식간에 고철로 변하는 '오가공' 불량이 발생한다.
고객사의 클레임은 빗발치고, 원인 규명은커녕 최신 도면을 찾느라 또다시 현장 전체가 멈춰 선다. 이처럼 도면과 사양서가 종이 뭉치로 뒹굴거나 직원의 개인용 PC에 방치되는 구조에서는 불량 재발을 막을 길이 없다.
이러한 정보의 파편화를 막기 위해 값비싼 제품 수명 주기 관리(PLM) 시스템을 도입하는 것은 불가능에 가깝다. 해결책은 복잡한 프로그램이 아니라, 우리가 매일 쓰는 '클라우드 폴더'와 이를 자동으로 연결하는 '업무 자동화 도구'에 있다.
이는 마치 지치지 않고 모든 우편물을 정리해 주는 꼼꼼한 '우편물 분류 기계'를 우리 공장에 무상으로 배치하는 것과 같다. 구글 드라이브(Google Drive)나 드롭박스(Dropbox) 같은 범용 클라우드는 이미 강력한 검색과 공유 기능을 제공하며, 이를 활용하는 것이 영세 기업이 즉각적으로 실천할 수 있는 현실적인 AX(AI 전환)의 첫걸음이다.
자본과 인력이 부족한 현장이라면 가장 먼저 해야 할 일은 '규칙적인 폴더 구조'를 만드는 것이다. '고객사명 > 프로젝트명 > 도면/사양서 > 최신'이라는 단순한 폴더 규칙을 정하고, 전 직원이 이 규칙을 따르게 해야 한다. 여기에 '재피어(Zapier)'나 '메이크(Make)' 같은 클라우드 기반 업무 자동화 도구를 연결하면 훌륭한 자동 분류 시스템이 탄생한다.
예를 들어, 거래처에서 '도면'이라는 단어가 포함된 이메일이 도착하면, 자동화 도구가 해당 첨부파일을 지정된 클라우드 폴더에 고객사별로 자동 분류하여 저장하도록 규칙을 설정할 수 있다. 작업자는 현장의 공용 태블릿이나 스마트폰으로 해당 폴더에 접속하여 '최신' 폴더에 있는 도면만 보고 작업을 진행하면 된다. 이는 마치 코딩 없이 클릭 몇 번만으로 구현 가능한 가장 저렴하고 강력한 AX의 시작이다.
물론 현장 아날로그 방식을 디지털로 옮기는 과정은 결코 만만치 않다. 현장의 작업자들이 "파일 열고 확인하는 게 기존 방식보다 더 귀찮다"는 강한 거부감을 드러낼 수 있다. 초기에는 작업자가 잘못된 폴더에 파일을 올리거나, 자동화 도구의 입력 오류를 잡느라 오히려 기존보다 시간이 더 걸리는 답답한 과도기를 감수해야만 한다. 그럼에도 불구하고 개인이 독점한 도면을 기업의 자산으로 전산화하는 작업은 생존을 위해 타협할 수 없는 과제다.
완벽한 도면 관리 시스템을 꿈꾸기보다 오늘 당장 실천할 수 있는 행동이 중요하다. 오늘 퇴근 전, 가장 오가공이 잦은 프로젝트 단 하나를 골라 클라우드에 '최신' 폴더를 하나 만들고, 최신 도면 단 한 장을 거기에 업로드해 보라. 이 작은 시도가 흩어진 도면을 하나로 모아 공장의 불량을 없애는 진짜 데이터 경영의 첫 단추가 될 것이다.
[※ 칼럼의 그림 및 도표는 AI 활용하여 작성됨]
