5인에서 50인 미만의 중소기업 사무실에서는 매달 초가 되면 온갖 부서에서 올라온 엑셀 파일들로 난리법석이 난다. 영업팀의 매출 실적, 생산팀의 재고 현황, 관리팀의 자금 지출 내역이 제각각 다른 파일과 수십 개의 탭에 나뉘어 담겨 있기 때문이다.

이 산더미 같은 엑셀 파일들을 하나로 취합하여 이번 달 회사의 전체 흐름을 파악하려면 담당 직원은 며칠 밤을 새우며 수식을 맞추고 피벗 테이블을 돌려야 한다. 정확한 수치를 확인하기도 전에 이미 데이터가 낡아버리기 일쑤이며, 회의 때마다 명확한 근거 대신 막연한 감에 의존해 의사결정을 내리게 만든다. 데이터는 넘쳐나지만 정작 회사의 실상을 보여주는 통합된 지표가 없는 아날로그식 행정의 전형적인 모습이다.

이러한 주먹구구식 데이터 관리의 한계를 깨부수고 경영의 투명성을 높이는 핵심 열쇠는 클라우드 기반의 비즈니스 인텔리전스 도구와 인공지능 전환 기술의 결합에 있다. 이는 수억 원을 들여 대기업형 전사적 자원 관리 시스템을 도입하라는 뜻이 아니다. 제각각 놀고 있는 파편화된 장부들을 한눈에 알아볼 수 있도록 깔끔한 계기판으로 조립해 주는 디지털 비서를 고용하는 것과 같다. 과거에는 엑셀 고수가 수식을 짜고 매크로를 돌려야만 겨우 만들 수 있던 통합 시각화 화면을, 이제는 간단한 텍스트 명령이나 드래그 앤 드롭만으로 생성형 인공지능이 데이터를 분석해 실시간 대시보드로 구현해 준다.

자본과 정보기술 전담 인력이 전무한 소규모 현장에서는 거창한 시스템 구축 대신 클라우드 기반의 무료 또는 저비용 시각화 솔루션을 활용하는 것이 가장 현명하다. 각 부서에서 파편화되어 관리되던 핵심 엑셀 파일들을 구글 시트 같은 공용 클라우드 환경으로 모으는 것부터 출발한다.

그 후 노코드 대시보드 도구나 인공지능 보조 도구를 연동하여 세 가지 시트의 매출, 재고, 지출 데이터를 실시간으로 취합해 한 화면에 보여주는 요약 대시보드를 구성하라고 명령을 내린다. 인공지능은 흩어진 데이터를 자동으로 매핑하고, 경영자가 한눈에 파악할 수 있는 그래프와 핵심 지표 형태로 화면을 완성해 준다.

물론 이러한 디지털 전환이 첫날부터 마법처럼 완벽하게 작동하는 것은 아니다. 각 부서마다 엑셀을 입력하는 방식이 제각각이거나 날짜 형식이 다르면 시스템은 즉각 오류를 일으키고 엉뚱한 수치를 뱉어낸다. 따라서 초기 단계에서 각 부서의 데이터 입력 표준을 맞추고, 인공지능이 취합한 수치가 실제와 일치하는지 교차 검증하는 꼼꼼한 밑작업은 반드시 거쳐야 한다.

막연한 감으로 유지하던 경영에서 벗어나기 위해 오늘 당장 실천할 수 있는 한 가지 명확한 행동은, 사내에 흩어져 있는 엑셀 파일 중 가장 자주 확인하는 매출과 지출 장부 두 가지를 골라 하나의 클라우드 시트로 합쳐보는 테스트를 시작하는 것이다. 이 작은 시도가 회사의 모든 흐름을 한눈에 꿰뚫어 보는 강력한 인공지능 대시보드의 첫 단추가 된다.

[※ 칼럼의 그림 및 도표는 AI 활용하여 작성됨]