직원 10명 남짓한 소규모 제조 공장에 벤처기업 인증이나 정부의 스마트 공장 지원 사업 공고가 내려오면 사무실은 그야말로 비상이 걸린다. 평가를 통과하기 위해서는 지난 수개월 간의 생산 일지, 불량률 추이, 자재 수불부 등 방대한 데이터가 필요하다.

전담 사무 인력이 없는 현장에서는 공장장이나 실무자가 며칠 밤을 새우며 흩어진 엑셀 파일과 수기 장부를 뒤져 수십 장의 서류를 오려 붙이는 '엑셀 짜깁기' 작업에 매달리게 된다. 숫자가 맞지 않아 과거 담당자의 기억을 더듬거나 심지어 적당한 수치로 끼워 맞추는 일도 빈번하게 발생한다. 서류 준비에만 진이 빠져 정작 본업인 생산 관리에 소홀해지는 주객전도의 상황이 벌어지는 것이다.

이러한 서류 지옥에서 벗어나기 위한 방법은 값비싼 전사적 자원 관리(ERP) 프로그램을 당장 도입하는 것이 아니다. 핵심은 데이터를 양동이로 퍼 나르는 대신, 수도관을 연결해 물이 알아서 흐르게 만드는 '연결의 자동화'에 있다. 과거에는 흩어진 엑셀 파일을 열어 복사하고 붙여넣기를 반복해야 했다면, 이제는 구글 폼(Google Forms)과 같은 무료 설문 도구와 '재피어(Zapier)' 등의 자동화 툴을 엮어 데이터가 스스로 정해진 양식에 쌓이도록 만들 수 있다.

이는 곧 정부 기관이나 인증 기관이 요구하는 표준 양식에 맞춰 매일매일 자동으로 서류가 작성되는 훌륭한 디지털 파이프라인을 구축하는 것과 같다.

자본과 IT 인력이 턱없이 부족한 사업장이라면 가장 단순한 현장 데이터 수집부터 디지털로 전환해야 한다. 거창한 시스템 로그인 대신, 공장 벽면이나 기계 옆에 QR코드를 하나 인쇄해 붙여두는 것만으로도 충분하다.

작업자가 퇴근하기 전 스마트폰으로 QR코드를 찍으면 '오늘의 생산량'과 '불량 개수'를 입력하는 단순한 화면이 나오고, 여기서 전송 버튼을 누르면 자동화 툴이 이 데이터를 인증 심사용 엑셀 양식의 빈칸에 날짜별로 정확히 꽂아 넣도록 설정하는 것이다. 이렇게만 해두면, 몇 달 뒤 지원 사업에 참여할 때 밤새워 서류를 만들 필요 없이 이미 완성된 엑셀 파일만 출력해서 제출하면 된다.

물론 엑셀 수작업을 자동화 툴로 대체하는 초기 세팅 과정은 꽤나 고통스럽다. 영어로 된 자동화 프로그램의 메뉴를 더듬거리며 설정해야 하고, 현장 작업자들에게 "왜 퇴근 시간에 귀찮게 QR코드를 찍어야 하느냐"는 볼멘소리를 들으며 끈질기게 설득해야 한다. 초기에는 데이터가 엉뚱한 칸에 입력되거나 누락되는 등 수작업보다 더 신경 쓰이는 오류 수정 기간을 거쳐야만 한다. 하지만 이 짧은 진통의 시간을 핑계로 과거의 수작업에 머무른다면, 회사는 영원히 지원 사업 시즌마다 잔업과 피로에 시달릴 수밖에 없다.

서류 작업에 허덕이는 비효율을 끊어내는 것은 중소기업의 귀중한 인건비를 아끼는 가장 확실한 투자다. 당장 완벽한 자동화 파이프라인을 짤 필요는 없다. 오늘 해야 할 일은 단 하나다. 매일 수기로 적고 있는 작업 일보나 검사 성적서 항목 중 가장 단순한 3가지(날짜, 품목, 수량)만 담은 무료 구글 폼을 하나 만들고, 그 주소를 QR코드로 변환해 출력해 보는 것이다. 이 작은 시도가 엑셀 복사하기와 붙여넣기에 갇힌 공장 사무실을 구출할 진짜 AX의 시작이다.

[※ 칼럼의 그림 및 도표는 AI 활용하여 작성됨]