온라인 판매 채널이 다각화되면서 소규모 유통 및 제조 현장의 등줄기에는 서늘한 땀이 흐른다. 스마트스토어, 오픈마켓, 자사몰 등에서 동시다발적으로 들어오는 주문을 처리하기 위해 누군가는 하루 종일 모니터 앞에 앉아 엑셀 파일과 씨름해야 하기 때문이다.

각기 다른 플랫폼에서 다운로드한 주문 내역을 복사해 마스터 엑셀 파일에 하나하나 붙여넣고, 출고된 수량만큼 재고를 수기로 차감하는 식이다. 이 과정에서 셀 하나가 밀리거나 오타가 발생하면 오배송이 일어나고, 재고가 맞지 않아 결품 안내를 하며 고객의 항의를 받는 일이 비일비재하다. 10명 남짓한 직원이 일하는 현장에서 단순 반복적인 데이터 입력을 위해 귀중한 인력을 낭비하는 것은 뼈아픈 손실이다.

이러한 수작업의 늪에서 벗어나기 위해 필요한 것은 수천만 원짜리 거대 시스템이 아니라 데이터를 알아서 전달해 주는 디지털 컨베이어 벨트다. 서로 다른 프로그램 간에 데이터를 자동으로 주고받게 해주는 응용 프로그램 인터페이스(API)나 재피어(Zapier) 같은 노코드(No-code) 자동화 도구가 그 역할을 한다.

사람이 직접 양동이로 우물물(주문 데이터)을 퍼서 다른 수조(재고 장부)로 나르던 방식을 버리고, 두 곳 사이에 파이프라인을 연결해 물이 자동으로 흐르게 만드는 원리다. 코딩 지식이 없어도 마우스 클릭 몇 번이면 특정 쇼핑몰에 새 주문이 들어왔을 때 지정된 구글 스프레드시트에 내역을 추가하고, 사내 메신저로 알림을 보내는 식의 업무 자동화 파이프라인을 구축할 수 있다.

거창한 전사적 자원 관리(ERP) 시스템을 도입할 자본이 없는 소규모 기업이라면, 당장 도입 가능한 클라우드 기반의 서비스형 소프트웨어(SaaS)와 노코드 도구를 결합하는 것이 현실적이다. 월 몇만 원 수준의 구독형 재고 관리 프로그램은 바코드 스캔 앱과 연동되어 스마트폰만으로도 실시간 재고 파악을 가능하게 한다. 여기에 앞서 언급한 자동화 툴을 연동하여 주문 수집부터 재고 차감, 송장 번호 입력까지의 과정을 하나의 흐름으로 묶어낼 수 있다. 수천만 원을 들여 자사 전용 프로그램을 개발할 필요 없이, 이미 시장에 나와 있는 저렴한 도구들을 블록처럼 조립해 우리 회사만의 시스템을 만드는 것이다.

물론 모든 것이 마법처럼 한 번에 해결되는 것은 아니다. 시스템이 원활하게 돌아가기 위해서는 제품명과 옵션 코드의 통일이라는 고통스러운 선행 작업이 필수적이다. A 채널에서는 '빨간색 티셔츠 L', B 채널에서는 '티셔츠_레드_라지'로 등록되어 있다면 자동화 시스템은 이를 다른 제품으로 인식해 오류를 뱉어낸다. 흩어진 상품 코드를 하나로 규격화하고 기준 정보를 정립하는 초기 한 달의 지난한 과정을 견뎌내야만 비로소 완전한 자동화의 과실을 맛볼 수 있다. 과거의 아날로그 방식과 작별하기 위해서는 그만큼의 뼈를 깎는 체질 개선이 요구된다.

수작업 없는 매끄러운 데이터 흐름을 원한다면 일단 엑셀 창을 닫고 프로세스를 분해하는 것부터 시작해야 한다. 오늘 당장 실행해야 할 첫 번째 액션 아이템은 가장 매출 비중이 높은 단일 판매 채널 하나를 골라, 주문 접수부터 송장 입력까지 직원이 손으로 직접 복사하고 붙여넣는 구간이 어디인지 A4 용지 위에 빠짐없이 그려보는 것이다. 병목이 일어나는 수작업 지점을 정확히 찾아내는 것이야말로 성공적인 재고·주문 자동화의 첫걸음이다.

[※ 칼럼의 그림 및 도표는 AI 활용하여 작성됨]